शिवाजी विद्यापीठाच्या वित्त व लेखा समितीचे संपूर्ण कामकाज ऑनलाईन

शिवाजी विद्यापीठाने विकसित केलेल्या ऑनलाईन प्रणालीचे काही स्कीनशॉट्स

‘ऑनलाईन मिटींग मॅनेजमेंट सिस्टीम’ची निर्मिती व यशस्वी अंमलबजावणी

अजित चौगुले

कोल्हापूर, दि. २४ जानेवारी: शिवाजी विद्यापीठाच्या महत्त्वाच्या वित्त व लेखा समितीचे कामकाज संपूर्णपणे ऑनलाईन पद्धतीने करण्यास सुरवात केली आहे. नुकतीच या पद्धतीने पूर्णतः कागदविरहित स्वरुपातील बैठक यशस्वीपणे पार पडली. प्रशासकीय बैठकांचे कामकाज गतिमान पद्धतीने होण्याच्या दृष्टीने शिवाजी विद्यापीठाने उचललेले हे एक अत्यंत महत्त्वपूर्ण पाऊल आहे.

ही संपूर्ण प्रणाली यशस्वीपणे कार्यान्वित करण्यात महत्त्वाची भूमिका बजावणारे विद्यापीठाचे प्रभारी वित्त व लेखाधिकारी अजित चौगुले यांनी दिलेल्या माहितीनुसार, केंद्र सरकारच्या ‘डिजीटल इंडिया’ अभियानाला सकारात्मक प्रतिसाद देऊन बहुतांश प्रशासकीय कामकाज पेपरलेस पद्धतीने करण्यास प्राधान्य देणाऱ्या शिवाजी विद्यापीठाने आता आपल्या सर्व महत्त्वाच्या बैठकांचे कामकाज ऑनलाईन पद्धतीने करण्याचे निश्चित केले आहे. बैठकांच्या कामकाजाचे केवळ संगणकीकरण नव्हे, तर ऑनलाईन पद्धतीने संपूर्णतः कागदविरहित कामकाज होण्याच्या दृष्टीने पोर्टल निर्माण करण्याचा मनोदय कुलगुरू डॉ. देवानंद शिंदे यांनी व्यक्त केला. त्याला प्रतिसाद म्हणून प्राथमिक टप्प्यात विद्यापीठाच्या वित्त व लेखा विभागामार्फत आयोजित करण्यात येणाऱ्या बैठकांच्या बाबतीत तशी प्रणाली निर्माण करण्याचे ठरविले. त्यातून ‘शिवाजी विद्यापीठ ऑनलाईन मिटींग मॅनेजमेंट सिस्टीम’ ही ऑनलाईन संगणकीय प्रणाली निर्माण करण्यात आली. बैठकांसाठीच्या सूचनेपासून ते विषय सादरीकरण ते ठरावांची अंमलबजावणी अशा सर्व प्रक्रिया या प्रणालीच्या माध्यमातून सहजसाध्य झालेल्या आहेत. वित्त व लेखा विभागाच्या वित्त व लेखा समिती, खरेदी समिती, निर्लेखन समिती, विक्री समिती आणि फर्निचर समिती अशा सर्व समित्यांचे कामकाज आता या पुढे पूर्णतः ऑनलाईन पद्धतीने चालणार आहे.

युनिकोड स्वरुपात शीर्षक, टिपणी, जोडपत्र या पारंपरिक प्रशासकीय पद्धतीने विविध विभाग व अधिविभागांना विषय सादर करता येणार आहेत.  त्यासाठी सर्व विभाग व अधिविभागांना या प्रणालीवर स्वतंत्र लॉग-ईन देण्यात आले आहे. त्यांनी या प्रणालीत प्रवेश करून आपला विषय ऑनलाइन स्वरुपात सादर करावयाचा आहे. हा विषय पुढे संबंधित समितीचे सदस्य, सचिव, अध्यक्ष यांच्याकडेही ऑनलाइन स्वरुपात जातील. संपूर्ण बैठकीचे कामकाज ऑनलाइनच चालेल आणि संबंधित विषयावर बैठकीत झालेले ठराव संबंधितांना पुन्हा ऑनलाइन स्वरुपातच प्राप्त होतील. या प्रणालीमध्ये विषयानुसार ऑटो-टॅगिंग, कोडिंग, इंडेक्सिंग आदी सुविधा आहेत. त्यामुळे एखादा विषय शोधणे किंवा एखाद्या विभागासंदर्भात यापूर्वी झालेले निर्णय पाहणेही या प्रणालीद्वारे शक्य होणार आहे. त्या दृष्टीने वित्त व लेखा विभागाने सन १९८३पासूनच्या सर्व बैठकांच्या इतिवृत्तांच्या फाईल स्कॅन करून, त्यांच्या ठरावांचे कोडिंग करून या प्रणालीमध्ये त्यांचे समावेशन केले आहे. त्यामुळे एखाद्या विषयासंदर्भातील मागील जुने संदर्भही समितीला उपलब्ध होणार आहेत.

विभागाद्वारे आयोजित करण्यात येणाऱ्या सर्व बैठकांची माहिती, त्यांचे वेळापत्रक या प्रणालीमध्ये असणार आहे, ज्यामुळे बैठकांचे नियोजन व सुसूत्रीकरण करणेही सोयीचे झाले आहे. त्याशिवाय, बैठकीची सूचना या प्रणालीद्वारे ई-मेल व एसएमएसद्वारे सदस्यांना पाठविणे, विषयांचा प्राधान्यक्रम निश्चित करणे या बाबीही शक्य झाल्या आहेत. या प्रणालीमध्ये विद्यापीठ कायदा, अकाऊंट कोड आदी महत्त्वाच्या बाबीही सदस्यांना रेडी रेफरन्ससाठी उपलब्ध केल्या आहेत. ‘ईझी एन्ड युजफुल’ कंपनीच्या विश्वजीत देसाई यांनी या ऑनलाईन सॉफ्टवेअर प्रणालीची निर्मिती केली आहे. तसेच, त्यासाठी विद्यापीठाच्या वित्त विभागातील सहाय्यक अधीक्षक नितीन साळोखे यांच्यासह सर्व सहकाऱ्यांचे उत्तम सहकार्य लाभले.

टप्प्याटप्प्याने सर्व बैठका ऑनलाईन: कुलगुरू डॉ. देवानंद शिंदे

डॉ. देवानंद शिंदे

शिवाजी विद्यापीठाच्या वित्त व लेखा विभागाच्या बैठकांचे कामकाज यशस्वीरित्या ऑनलाईन केल्यानंतर याच धर्तीवर आता पुढील टप्प्यात विद्यापीठाच्या व्यवस्थापन परिषद, विद्यापरिषद तसेच अधिसभा आदी महत्त्वाच्या सर्व सभा-बैठकांचे कामकाज ऑनलाईन करण्याचा विद्यापीठाचा प्रयत्न आहे. या सभांच्या कामकाजाची व्याप्ती ही अधिक असल्याने त्यासाठी तांत्रिक व सॉफ्टवेअरच्या दृष्टीने आवश्यक बाबींची पूर्तता केल्यानंतर टप्प्याटप्प्याने या बैठकांचे कामकाजही ऑनलाईन स्वरुपात करण्यात येणार आहे.